Was ist eine E-Rechnung?
Künftig wird zwischen einer elektronischen Rechnung (E-Rechnung) und einer sonstigen Rechnung unterschieden. Eine elektronische Rechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht (§ 14 Abs. 1 S. 3 UStG n.F.). Eine sonstige Rechnung ist eine Rechnung, die in einem anderen elektronischen Format oder auf Papier übermittelt wird (§ 14 Abs. 1 S. 4 UStG n.F.). Zu letzterer gehören auch Rechnungen im pdf-Format, da diese in Zukunft nicht mehr die Anforderungen an eine elektronische Rechnung erfüllen.
Wer ist von der E-Rechnungspflicht betroffen?
Betroffen sind alle inländischen Unternehmer:innen und somit auch die Anwaltschaft. Die E-Rechnungspflicht gilt allerdings nur im inländischen B2B-Verkehr. Rechnungen an Verbraucher:innen sind davon nicht betroffen, diese sind auch weiterhin im (dann) sonstigen Format, z.B. in Papierform oder als pdf zu versenden.
Was müssen Anwält:innen sofort wissen?
Ab 1. Januar 2025 besteht die Pflicht zum Empfang von E-Rechnungen für alle Anwält:innen.
Ab diesem Zeitpunkt darf jedes Unternehmen eine E-Rechnung auch ohne Zustimmung der Empfänger versenden. Da Anwält:innen nicht nur Leistungen erbringen, sondern auch welche empfangen, müssen sie darauf vorbereitet sein und die technischen Voraussetzungen für die Entgegennahme einer solchen Rechnung schaffen. Die nächste Rechnung für Büromaterial kann daher ohne Vorwarnung im elektronischen Format eingehen.
Die Bereitstellung eines E-Mail-Postfach für die Entgegennahme genügt.
Für E-Rechnungen kommen allerdings verschiedene Formate in Betracht, die neben der hybriden Form (z.B. ZUG-FeRD-Format), auch aus einem rein strukturierten elektronischen (für das menschliche Auge nicht lesbaren XML-Datensatz) bestehen können. Daher sollte geprüft werden, ob gegebenenfalls bereits verwendete Bürosoftware eine Visualisierung auch reiner XML-Dateien ermöglicht (z.B. Umwandlund in eine pdf-Datei) oder welche angebotenen, teils kostenlosen, Tools zur Visualisierung für die eigenen Bedürfnisse in Frage kommen.
Was müssen sich Anwält:innen in der Zukunft vorbereiten?
Anwält:innen sind künftig auch verpflichtet, im B2B-Bereich E-Rechnungen auszustellen.
Für diese Pflicht sind allerdings Übergangsfristen vorgesehen.
- Bis Ende 2026 sind für alle 2025 und 2026 ausgeführten Umsätze noch Rechnungen in einem sonstigen Format, z.B. Papierform oder als einfache pdf-Datei zulässig.
- Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmer:innen mit einem Umsatz über 800.000 Euro E-Rechnungen ausstellen.
- Ab dem 1. Januar 2028 sind dann alle Unternehmer:innen uneingeschränkt elektronische Rechnungen i.S.d. § 14 Abs. 1 S. 3 UStG n.F. ausstellen.
Kleinunternehmer:innen sind von der Pflicht zur Ausstellung (anders als beim Empfang) einer E-Rechnung befreit.
Weiterführende Hinweise
Über weitere Einzelheiten zur E-Rechnung berichtet das AnwBl 2024, 340: „E-Rechnungspflicht ab 1. Januar 2025 auch für Anwält:innen“: https://anwaltsblatt.anwaltverein.de/de/themen/kanzlei-praxis/e-rechnungspflicht
FAQ des Bundesfinanzminsteriums: https://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/FAQ/e-rechnung.html
BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2024 zur Ausstellung von Rechnungen nach § 14 Umsatzsteuergesetz (UStG): https://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/Downloads/BMF_Schreiben/Steuerarten/Umsatzsteuer/2024-10-15-einfuehrung-e-rechnung.html
